Dynamické složky

Dynamické složky jsou speciálním případném hledání dokumentů. Z důvodu snadného dohledávání dokumentů, se kterými často pracuji a potřebuji je mít rychle k dispozici se nemohu spoléhat na to, že např. pracovník, který má na starosti skenování došlé pošty mi uloží vždy dokument do všech složek adresářové struktury, kam by dokument měl být uložen. Systém však může vyžadovat vyplnění základním polí profilu, které určují zařazení do „složky“.

Dejme tomu, že jsem referent odpovědný za dodávky pneu klientům. To znamená potřebuji mít k dispozici seznam faktur za pneu za poslední měsíc. Pak pravidelně hledám dokumenty, kde typ dokumentu je faktura, datum vytvoření je větší jak dnes – 1 měsíc a v klíčových slovech je „penu“. Psát tuto podmínku několikrát měsíčně je otravné, proto jakmile takový výběr jednou vytvořím, tak si jej uložím jako dynamickou složku. Systém uloží do svých registrů jednou vytvořenou podmínku a při otevření takového složky vždy prohledává znovu celou databázi, aby vybral dokumenty, které do takto vytvořené složky právě patří.

Dynamické složky mohou být sdíleny mezi všemi uživateli a přístup k nim je definován uživatelskými právy.

Dynamické složky jsou proto jednou z nejdůležitějších funkčností FreeDocs při každodenní práci.